Ainda que o seu trabalho seja excepcional e os seus profissionais sejam capacitados nas melhores técnicas ofertadas no mercado, a ausência de padronização dos serviços de oficina pode gerar desconfiança em relação à qualidade do seu trabalho por parte dos clientes, além de dificuldades para mensurar a sua produtividade.

Por isso, neste artigo explicamos sobre a importância da padronização dos serviços de oficina para aumentar o rendimento do seu negócio e como fazer essa padronização da melhor maneira possível. Acompanhe!

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Qual é a importância da padronização dos serviços de oficina?

A padronização dos serviços de oficina mecânica traz várias vantagens, tanto para o negócio, quanto para os funcionários e para os clientes.

Do ponto de vista de gestão e também dos funcionários, a importância de organizar os processos é o fato de que eles podem causar um ganho de produtividade. Isso acontece porque, quando estão claros e bem estabelecidos, os processos de trabalho facilitam o dia a dia dos colaboradores, que entendem o que deve ser feito sem dúvidas que possam levar a atrasos ou queda na performance.

Ainda no campo da gestão, processos de trabalho bem estabelecidos ajudam a agilizar o treinamento de novos mecânicos. Além disso, eles reduzem também a variação no tempo de entrega dos serviços, fazendo com que seja mais fácil prever quando a empresa estará apta a aceitar novos serviços.

falando sob um olhar mais financeiro, a importância da padronização dos serviços de oficina é permitir o mapeamento dos gastos da empresa. Uma vez que se sabe quanto e quando cada material é gasto, é possível prever o orçamento da empresa para o futuro e saber o momento ideal de repor materiais.

Do ponto de vista do seu cliente, a padronização dos serviços de oficina passa a impressão de eficiência por conta da organização. Além disso, também dá a garantia de que não haverá favorecimento de um cliente em relação a outro, uma vez que o atendimento deve seguir as mesmas regras.

Não importa qual seja a razão pela qual você escolha estabelecer regras mais claras para o funcionamento da sua oficina mecânica, é importante ter atenção ao papel fundamental da gestão como condutor desse processo, orientador dos funcionários e na função de assegurar que ele seja cumprido.

Como fazer a padronização dos serviços de oficina mecânica

Agora que você já sabe que padronizar a operação dos seus serviços é uma daquelas medidas que podem causar benefícios para todos os envolvidos, que tal ver algumas dicas práticas de como isso é feito? 

1. Mapeie os processos de trabalho e envolva a equipe

Um bom primeiro passo para começar a padronização dos serviços de oficina mecânica é mapear quais são os tipos de serviços que são realizados pelos seus funcionários.

Depois, com essa lista em mãos, é hora de se aproximar dos funcionários: tente entender os detalhes do trabalho dos responsáveis por cada um desses tipos de serviços. Qual é o passo a passo que eles seguem? Por que eles trabalham desta forma? Com que materiais eles lidam?

Converse com eles sobre o seu dia a dia de trabalho e ouça o que eles têm a dizer para definir processos de trabalho que funcionem na realidade de como cada serviço é feito.

2. Criar a emissão de ordens de serviços

Caso a sua oficina mecânica ainda não trabalhe desta forma, um bom segundo passo é criar o registro dos atendimentos através de uma Ordem de Serviço.

Mais comumente chamada de OS, esse arquivo serve para estabelecer quem é o cliente, que tipo de serviço ele contratou, quanto ele irá custar, quais peças deverão ser repostas, para quando está prevista a realização do serviço e qual foi a forma de pagamento selecionada pelo cliente.

Basicamente, ele servirá para acompanhar tudo que é feito para um determinado cliente, de maneira que todos que estejam envolvidos nesse trabalho saibam o que é esperado deles e quando.

Além disso, do ponto de vista do cliente, isso é uma ferramenta para trazer estabilidade. Deixar o seu carro ou até mesmo fazer um primeiro pagamento para uma oficina mecânica que não entrega nenhum tipo de registro de que o negócio foi fechado são atitudes que podem causar desconfiança em relação ao profissionalismo da sua empresa. Portanto, a Ordem de Serviço registra o trabalho a ser feito e passa ao cliente a impressão de que tudo está sob controle.

3. Estabeleça regras claras e divulgue-as

Um dos passos mais importantes para uma padronização dos serviços de oficina que seja efetiva é uma boa comunicação das novas regras. Portanto, comece por criar regras objetivas para cada um dos tipos de serviços feitos.

Esses processos devem ser explicitados com uma linguagem compreensível, com orientações claras e objetivas, usando sempre verbos no imperativo. Se necessário, descreva mais detalhadamente o que precisa ser feito, tendo atenção para manter a comunicação sempre o mais objetiva possível.

Depois de criado este “guia” de como a sua oficina mecânica deve operar, é hora de trazer isto para o dia a dia dos seus funcionários. Faça uma cerimônia de introdução dos novos processos aos colaboradores, explicando o motivo dessas mudanças e como eles devem proceder a partir de agora.

Além disso, uma boa ideia é espalhar versões resumidas dos seus processos em cada uma das estações de trabalho, de maneira que eles possam relembrar o que deve ser feito no seu dia a dia. Crie também o hábito de repassar estas rotinas com eles periodicamente, de maneira a tornar esse comportamento automatizado.

Por fim, fique atento aos comportamentos dos colaboradores e chame a atenção quando eles não forem cumpridos. 

Depois desse artigo, você já entendeu a importância da padronização dos serviços de oficina mecânica e como fazer com que isso aconteça, certo? Então, que tal continuar aprendendo a cuidar do seu negócio? Confira os nossos artigos sobre 6 dicas para gerir uma oficina, maneiras de organizar a sua mecânica e porque investir em treinamento para os seus colaboradores é uma boa ideia. Boa leitura!

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Se esse conteúdo fez sentido para você, venha bater um papo com a gente! A padronização dos serviços é algo extremamente importante e é sempre bom ter parceiros e empresas especializadas para te apoiar nesse processo. O Treinamento da Escola do Mecânico faz um diagnóstico completo da sua oficina para que você tenha uma performance elevada nos seus serviços.
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