Você oferece diferentes tipos de serviços, que precisam de quantidades desconhecidas de materiais, são entregues em prazos variáveis (já que cada colaborador atua da forma que julga ser a ideal), com um compromisso de qualidade inconstante.

Consegue ver como dessa forma pode ser tornar muito difícil ter credibilidade para conquistar novos clientes e fidelizar os já existentes? E mais: essa ausência de constância também atrapalha o seu planejamento financeiro pode custar caro para o caixa da sua empresa!

Por isso, uma parte importante da gestão de oficina consiste em padronizar os processos de trabalho para que haja uma maior previsibilidade nos custos, lucros e nível de qualidade nas entregas.

Neste artigo, conversamos sobre a importância de estabelecer processos claros de trabalho na sua mecânica, as vantagens que essas padronizações podem causar e 10 dicas para realizá-las. Acompanhe!

Por que apostar na padronização de serviços na sua oficina? 

Existem diversas vantagens em estabelecer uma padronização para as entregas da sua mecânica, tanto do ponto de vista financeiro da gestão de oficina, quanto pelos aspectos de aproveitamento da mão de obra.

Quando falamos sobre qualidade do trabalho, diretrizes para a padronização de serviços podem causar uma redução na quantidade de erros, a ampliação da produtividade dos funcionários e maior agilidade no cumprimento dos serviços. Além disso, elas também garantem que todo trabalho é feito com o mesmo nível de qualidade, o que reduz as possibilidades de frustração dos clientes.

Outra questão da importância da padronização de comportamentos na sua mecânica é o fato de que ela ajuda a confirmar que normas e regulamentos de segurança ou indicações de fabricantes estejam sendo cumpridas por todos.

Já quando olhamos para os aspectos financeiros, processos para uma gestão de oficina padronizada podem causar uma otimização de recursos, já que você sabe quanto de produto e de tempo de trabalho será gasto para os diferentes tipos de serviços. Além disso, isso reduz a variabilidade nos gastos da empresa, facilitando as previsões a longo prazo.

Por fim, a padronização tem também importância por permitir o cálculo da relação custo x benefício dos diferentes tipos de serviços disponíveis no portfólio da sua empresa. Afinal, uma vez que é possível saber ao certo o tempo gasto em cada trabalho, quanto eles custam em termos de produtos e quanto rendem para a empresa, é possível decidir quais são os tipos de serviços que devem ser oferecidos e repensar os que não são muito rentáveis.

Dicas sobre como fazer uma gestão de oficina eficiente

1. Mapeie os processos de cada tipo de serviço

O primeiro passo para organizar a casa é listar tudo que é feito em cada um dos serviços oferecidos, de que forma e com que recursos. Por isso, é importante conseguir responder algumas questões, como:

  • Quantos profissionais são necessários para realização desse serviço?
  • De quais equipamentos eles precisam? E quais produtos?
  • Quanto tempo eles levam para dar cabo do serviço, do início ao fim?
  • E quais são as atitudes (de cada profissional que atua nesse serviço) realizadas para concluir este trabalho?
  • Quais são os critérios para que essa entrega seja feita com qualidade?

2. Converse com a sua equipe sobre possíveis melhorias na gestão da oficina

Depois, é importante também que o representante da gestão de oficina dedique algum tempo a conversar com os colaboradores individualmente, com o intuito de entender porque eles fazem cada processo da maneira que fazem. Afinal, esses profissionais têm anos de experiência nas suas profissões e devem ter evoluído nas suas práticas ao longo do tempo.

Além disso, vale também entender com os funcionários que melhorias eles sugeririam nos processos já existentes da empresa e relatem, por exemplo, ações que já viram sendo realizadas em outras oficinas mecânicas tendo sucesso. Afinal, sempre é possível aprender com as práticas de outras empresas do nosso segmento de mercado.

3. Defina novos processos para a gestão da sua oficina

Reunidas todas essas informações, o representante da gestão de oficina deverá escolher quais práticas fazem sentido (porque otimizam tempo de trabalho ou recursos, por exemplo) e criar uma cartilha de processos que devem ser seguidos para todos os tipos de serviços oferecidos.

A ideia aqui é que essa cartilha funcione como um passo a passo dos trabalhos feitos diariamente na mecânica, de maneira a garantir que todos os funcionários façam tudo da mesma maneira, com o mesmo gasto de tempo e recursos.

4. Registre esses processos e deixe-os expostos

Uma vez criada essa lista de processos a serem seguidos, disponibilize esse material para os colaboradores. Uma boa ideia é entregar uma cartilha a cada um deles e ainda deixar as instruções expostas nas estações de trabalho onde cada serviço é feito.

5. Organize o espaço para funcionar de acordo com cada processo 

Equipamentos distantes das estações de trabalho ou de difícil acesso também podem causar perda de produtividade. Por isso, já que os processos estão sendo revistos, por que não analisar se a sua oficina está organizada de uma maneira que facilite o trabalho dos mecânicos?

Pense se há maneiras melhores de dispôr as estações de trabalho no espaço ou se é possível organizar os equipamentos de uma forma que eles fiquem próximos de quem irá usá-los. Se a resposta para essa questão for sim, considere também mexer na disposição da sua mecânica antes de implementar os novos processos.

6. Estabeleça metas de rendimento

Parte do trabalho da gestão e padronização dos serviços de oficina é garantir um negócio que seja rentável, produtivo e utilize os recursos disponíveis da melhor forma possível, certo? Por isso, faz todo sentido também estabelecer metas de produtividade, que acompanhem os novos processos que estão sendo criados.

Pense em termos de:

  • Quanto tempo deve levar para concluir o serviço X?
  • Quanto de produto deve ser gasto na realização do serviço X?
  • Quantos serviços do tipo X devem ser realizados por mês?

7. Treine a sua equipe nos novos processos de padronização

Como você pode imaginar, se há novas rotinas obrigatórias a serem cumpridas, será necessário treinar os seus colaboradores atuais para que eles saibam o que é esperado deles em cada serviço.

Além disso, o ideal é repetir esses treinamentos sempre que novos mecânicos entrem para o time ou quando os processos de gestão de oficina passem por alterações.

É preciso passar a informação correta, passada de maneira clara e educativa, para garantir que a sua mecânica atinja todas as metas estabelecidas.

8. Acompanhe a evolução do rendimento

Outra etapa fundamental para garantir que todo esse esforço valeu a pena é acompanhar o trabalho que está sendo feito. Meça o tempo das entregas, o gasto de recursos, acompanhe para ver se as metas estabelecidas estão indo ao encontro do que acontece no dia a dia da oficina.

9. Dê feedbacks à equipe sobre a adoção dos novos processos na gestão da oficina

O responsável pela gestão de oficina deve também ser capaz de orientar a equipe e corrigir comportamentos quando eles não estiverem de acordo com o estabelecido nos novos processos da empresa.

Por isso, tenha na sua rotina fazer anotações sobre o que tem corrido mal e separe algum tempo para conversar com os funcionários que ainda não se encaixam completamente na cartilha criada para a sua mecânica. Uma conversa transparente e honesta é o melhor segredo para garantir o apoio do colaborador na tentativa de aumentar a produtividade do negócio.

10. Esteja aberto a mudanças no que foi estabelecido

Nem sempre o que nós criamos é a única ou a melhor possibilidade, certo? Portanto, é importante ter a mente aberta para continuar aprendendo.

Veja as técnicas que são aplicadas em outras empresas do seu mercado, estude sobre as inovações da sua área e, quem sabe, se for necessário, altere os processos para garantir que a sua oficina esteja em constante melhoria.

Se você sente que precisa de uma gestão mais eficiente na sua oficina, fale com a nossa equipe especializada! Nós vamos te ajudar!

Tem interesse em continuar ampliando os seus conhecimentos sobre gestão de oficina? Então, aproveite para conferir os nossos artigos sobre a importância de investir em treinamento para os seus colaboradores, como parar de vender fiado na sua mecânica e 5 dicas de como fazer um pós-venda que impressione os seus clientes. Boa leitura!