Já pensou ter que negar um trabalho ou perder serviços porque a sua mecânica não tem peças disponíveis para fazer a substituição? Isso não causa uma boa impressão no cliente, não é mesmo?

Para evitar que situações como essa aconteçam, a melhor opção é entender como fazer um controle de estoque minucioso, que ajude a manter as peças mais usadas sempre à disposição.

Por isso, neste artigo você entende para que serve um controle de estoque e várias dicas de como fazê-lo com qualidade. Acompanhe!

O que é controle de estoque e para que ele é feito?

O controle de estoque é algo que toda gestão de oficina mecânica precisa ter atenção.

Sua importância consiste em garantir que as peças e materiais necessários à realização dos diversos tipos de serviços estejam disponíveis para a equipe e sejam encontradas com facilidade no dia a dia.

Para isso, será necessário acompanhar a entrada e saída dos recursos na sua oficina, as quantidades de cada um deles, além de registrar onde eles estão organizados.

Além disso, o controle de estoque também tem uma importância grande em termos da gestão financeira do negócio.

Primeiro porque esse processo oferece uma previsibilidade contábil, já que permite entender que tipos de serviços têm mais saída, quais produtos eles gastam, com que frequência e prever as necessidades de compras desses materiais. Isso oferece também a possibilidade de negociar prazos e valores com fornecedores com calma, beneficiando o caixa da sua oficina.

O segundo motivo da importância financeira do controle de estoque tem a ver com um uso inteligente dos recursos.

Acompanhando quais produtos estão sobrando, você tem a chance de oferecer promoções e baratear serviços que precisem desses materiais. Além disso, é possível reduzir a perda de produtos por vencimento.

Por fim, há ainda um terceiro aspecto financeiro que está relacionado com uma boa utilização do espaço. Com uma gestão de estoque bem feita, você consegue reduzir o espaço ocupado por produtos, melhorando a distribuição da sua mecânica e calcular o custo de armazenar produtos no seu negócio.

Como fazer um controle de estoque eficiente na sua oficina mecânica: 7 dicas

1. Comece pela elaboração de um inventário

O inventário é feito para ter a contagem exata de quais e quantos produtos existem hoje no seu estoque. Por isso, arregace as mangas e comece a contagem!

Ao anotar os dados, vale também registrar a descrição desses produtos (cores, modelos, etc.), quanto eles custam por unidade e qual é o fornecedor que faz a sua entrega.

2. Crie uma padronização na organização do espaço

Separe os produtos de uma maneira que eles estejam em categorias facilmente identificáveis, como por tipo e modelo, por exemplo. Depois, deixe mais à frente aqueles que estão com a data de validade mais próxima de vencer, de maneira a evitar desperdícios.

Vale também organizar os produtos em caixas e outros organizadores, de maneira a facilitar a organização e a remoção dos produtos, quando os funcionários forem procurar por eles. Se for o caso, sinalize as diferentes áreas do estoque, também para evitar perda de tempo dos seus funcionários na busca por algum recurso.

3. Descubra a frequência de consumo dos materiais

Agora, você deve entender quais tipos de serviços da sua oficina consomem quais materiais e com qual velocidade. 

Pode parecer algo complexo, mas esse acompanhamento é feito de maneira simples cruzando as informações do controle de estoque, com as notas de quando cada produto foi comprado e as informações de serviços vendidos.

Serviços muito requisitados vão precisar que as peças que eles consomem sejam repostas com frequência. Serviços pouco requisitados podem contar com um estoque menor e uma reposição mais lenta. Essa noção ajuda também na negociação com os fornecedores, já que você sabe exatamente até quando consegue flexibilizar os prazos de entrega para obter melhores preços.

4. Estabeleça uma periodicidade para a compra de cada produto

Agora que você já sabe quais são os materiais que têm mais ou menos saída no seu negócio, então defina a cada quanto tempo cada tipo de recurso deve ser comprado. Nesse cálculo, já leve em consideração os prazos pedidos pelos fornecedores. Confira também se vale a pena realizar compras em quantidade para os produtos que têm mais saída.

Anote essas datas em um calendário online ou software de organização que emita notificações, de maneira que você não se esqueça.

5. Estabeleça uma padronização para o armazenamento e retirada de peças

Não tem jeito: para que o seu controle de estoque de oficina funcione, será necessário fazer um controle rigoroso da entrada e saída de novos produtos, seja através de uma planilha de estoque ou de um software contratado para essa finalidade.

Independente do meio escolhido para isso, é preciso adotar uma padronização também nos comportamentos de quem se responsabiliza pelas entradas e retiradas desse estoque. Quando os produtos chegarem, quem irá contá-los e adicioná-los ao sistema? Quem irá organizá-los de acordo com os critérios do estoque? E para retirar uma peça do estoque para realizar serviços, quem deverá fazer isto e dar a saída da peça no sistema?

6. Treine a sua equipe nesta nova padronização

Para todo o sistema de controle de estoque de oficina funcionar, a sua equipe tem de estar ciente da importância de seguir os processos estabelecidos e precisa ser treinada em como fazê-lo.

Por isso, reserve um tempo dos seus colaboradores para explicar os novos critérios de organização do estoque, como é feito o registro de novos produtos a partir de agora e também a sua retirada para os diferentes tipos de serviços da oficina. Esse treinamento deverá ser feito também para os novos colaboradores que chegarem ao seu negócio.

Pense ainda em como fazer para evitar atitudes duplicadas, como uma mesma peça sendo registrada duas vezes por colaboradores diferentes, e estimule a comunicação entre os funcionários.

7. Estabeleça uma rotina periódica de recontagem no controle de estoque

Todo processo está sujeito a erros, ainda mais aqueles que passam pela ação humana. Além disso, novos funcionários que chegaram à oficina também vão precisar de um tempo até entenderem e automatizarem todos os processos na sua rotina, o que pode causar esquecimentos e pequenos erros.

Por isso, é importante estabelecer uma rotina de recontagem do seu inventário e de conferência da organização do estoque, de maneira que pequenos erros sejam corrigidos e não se tornem uma bola de neve que comprometa a percepção da empresa sobre o gasto dos seus recursos.

Se você precisa organizar seu estoque, sente que as peças somem na sua oficina, vem bater um papo com a gente. Faremos um diagnóstico completo para você! Preencha nosso formulário e um dos nossos especialistas entrará em contato!

Depois de aprender sobre como é feito o controle de estoque, que tal continuar aprendendo a melhorar a gestão do seu negócio? Confira os nossos artigos sobre por que investir em treinamento na oficina, como parar de vender fiado na mecânica e 5 dicas para o pós-venda da sua empresa. Boa leitura!